Современный документооборот на предприятии

Ведение делопроизводства и документооборот это неотъемлемая часть деятельности любой организации в России. Если система делопроизводственных задач выстроена и реализуется должным образом, то предприятию не страшны проверки от надзорных органов. Более того, упрощается процесс работы для самих сотрудников.

Чем регламентируется документооборот

По делопроизводству и документообороту работает ГОСТ — P 7/0/97-2016. Он вступил в силу по приказу Росстандарта с 2018 года, обновив тем самым нормативы прошлых лет. ГОСТ характеризуется как свод регламентов по оформлению организационно-распорядительной документации. По сути, имеет рекомендательный статус. Но при соблюдении таких рекомендаций ответственное лицо избегает ошибок в работе. Специалисты обеспечивают правильное формирование, заверение, передачу и хранение документов.

На что ссылается новая редакция ГОСТа:

1. ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» — Р 7.0.8 от 13 г.;
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-07 «Управление документами. Общие требования».

Указанными нормативными документами регламентируются делопроизводственные дела госпредприятий и частных коммерческих компаний. Рекомендации распространяются на документы для внутреннего или внешнего пользования. Неважно оформляются ли они в бумажной или электронной форме.

Рекомендации касаются разных моментов в работе делопроизводителя. Вплоть до соблюдения в документах конкретных полей, шрифтов и отступов. Имеется даже инструктаж по заверке копий и т.д. В 2018 году не только обновились правила документооборота. Появились также новые приложения с формулярами бланков и расписанной схематичностью реквизитов в них (буквально по их расположению на листе бумаги).

Обязанности по соблюдению указанных ГОСТов нет. Кроме таких государственных нормативов, предприятия могут ориентироваться и на локальные правила. Для этого лучше разработать и утвердить их отдельными актами. Стандартизация деятельности значительно облегчает процесс работы по документообороту.

Содержание работы по документообороту

По штатному расписанию рассматриваемые обязанности передаются секретарям, делопроизводителям, офис-менеджерам и другим сотрудникам. Наименование должности не имеет принципиального значения. Если в штате нет подходящего для этой работы сотрудника, то можно обратиться за сторонней помощью. Профессиональное управление документооборотом в полном объеме или некоторые делопроизводственные задачи можно передать профессионалам на договорной основе.

Направления делопроизводственной деятельности:

• создание управленческой документации;
• формирование бухгалтерской отчетности и текущей финансовой документации;
• кадровое делопроизводство;
• оформление технической документации;
• и пр.

По факту функционал за ведение тех или иных документов поделен также между узкими специалистами: бухгалтера, кадровые специалисты, завхозы и пр. Но такой работник, как секретарь или офис-менеджер, также выполняет важную функцию. Не стоит недооценивать его функционал. Например, несоблюдение правил в вопросе подписания документа начальством ведет к обесцениванию этой бумаги.

Чем приходится заниматься сотруднику, на которого возложены обязанности по документообороту:

• выстраивать систему оборота внешней и внутренней документации на предприятии (зачастую с отражением всех действий и документов в учетных системах);
• своевременно и грамотно готовить договора, дополнительные соглашения, акты, приказы, заявления, справки, протоколы и пр.;
• контролировать хранение документов (в том числе организовывать удобное архивирование с соблюдением сроков по каждому виду документа);
• заниматься регистрацией входящей и исходящей документации;

То есть ответственные по документообороту работники обязаны знать современную методологию документоведения, обладать навыками для работы. В том числе в режиме автоматизации.