Большое значение для налаживания эффективной деятельности региональных правозащитных общественных объединений имеет правильная организация работы с письмами. К сожалению, большинство сотрудников правозащитных организаций не имеют достаточных навыков ведения делопроизводства, что приводит к частым потерям писем и иных документов, несвоевременному их рассмотрению и т.д. Все это может вызвать оправданные нарекания со стороны письменно обращающихся в организацию граждан. Чтобы избежать неприятных недоразумений следует строго соблюдать принятые в делопроизводстве требования документооборота c учетом специфики правозащитной деятельности. И если маленькие организации и группы с небольшим объемом получаемой корреспонденции еще могут позволить себе пренибречь правилами делопроизводства, то для крупных правозащитных центров их соблюдение - это единственный способ избежать хаоса в документах.
В технологической цепочке работы с письмами и иными приходящими документами (далее письмами) можно выделить несколько этапов: прием и регистрация писем; предварительное рассмотрение и распределение писем; контроль за мерами реагирования на письма; дача ответов и их отправка.
Письма могут поступать по почте, факсу, электронной почте, c нарочным. Вне зависимости от способа получения, все они требуют одинакового учета, хранения и мер реагирования на них. При получении писем необходимо проверить правильность их доставки, cохранность, наличие всех указанных в припроводительном листе или тексте письма страниц и приложений. Если конверт был вскрыт или поврежден, либо отсутствуют какие-то страницы или обязательные приложения, следует сразу же сделать отметку об этом в письме или журнале регистрации документов. Кроме того на каждом письме следует проставить дату его поступления, сокращенное название вашей организации , входящий номер (если вы регистрируете письмо) и подпись лица, непосредственно получившего письмо. Не следует уничтожать конверты, т.к. часто только на нем содержаться полные данные и адрес отправителя, а почтовый штемпель служит доказательством времени поступления письма в спорных ситуациях.
Желательно вести журнальный учет всех поступающих писем. Это значительно облегчит их хранение и поиск в дальнейшем. Однако если Вы не хотите заниматься регистрированием всех писем, то следует выделить из общего числа те из них, которые подлежат обязательной регистрации (письма от государственных органов и должностных лиц, предприятий, учреждений и организаций, имеющие исходящий номер). Журнал регистрации входящих документов обычно содержит следующую информацию: дата получения, входящий номер, дата написания и индекс (исходящие данные) письма; автор письма; заголовок (о чем письмо); исполнитель(кто с ним работает); реагирование ( дела хранения письма; сведения о дате отправки и исх. ответа; сведения о дате и адресате пересылки письма с исх. припроводительного листа). По мере появления журнал пополняется новыми данными. Журнальная регистрация поступающих писем может быть заменена компьютерной, которая является более удобным способом сохранения и пополнения информации.
В след за регистрацией писем следует их предварительное рассмотрение и распределение. Cледует завести несколько отдельных папок, для распределения по ним различных писем, например: 1) письма, cодержащие пожелания и предложения организации, выражение мнения по тем или иным вопросам, и не требующие принятия по ним специальных решений; 2) письма, требующие их последующей отправки другому адресату для принятия решения; 3) письма, требующие принятия мер со стороны самой организации; 4) прочие письма. Желательно, чтобы предварительное ознакомление с письмами и их сортировку проводил ответственный сотрудник организации, имеющий отношение к принятию решений по существу и способный правильно распределить корреспонденцию. Этот же сотрудник должен ежедневно знакомить руководителя организации о поступивших письмах и их cодержании.
Содержание писем с пожеланиями и предложениями организации, выражением мнения по различным вопросам должно быть доведено до сведения членов организации, например на регулярных заседаниях выборного органа организации.
Желательно, направить автору такого письма ответ, в котором сообщить о получении его послания, поблагодарить за внимание к деятельности организации и заверить во внимательном отношении к высказанным мнениям или пожеланиям со стороны членов организации.
Часто для принятия конкретных мер по содержащимся в письмах жалобам, заявлениям и сообщениям, необходимо направить данное письмо в соответствующий компетентный орган, должностному лицу, другой общественной организации. Это нельзя делать, если сам автор письма возражает против такой пересылки или если это может причинить какой-либо вред автору письма. В случае пересылки письма следует подготовить два документа. Во-первых, cоставляется припроводительное письмо для нового адресата, в котором следует указать когда поступило данное письмо в организацию, почему мы пересылаем письмо, попросить адресата информировать заявителя и Вашу организацию о результатах рассмотрения письма. Во-вторых, направляется ответ автору письма, в котором тот извещается о дате поступления письма в организацию, ему выражается благодарность за обращение к Вам, сообщается о дате и причине пересылки письма к новому адресату. Кроме того, cледует снять копию с пересылаемого письма и направить ее в дело на сохранение.
Письма, требующие принятия мер со стороны организации, закрепляются за конкретными исполнителями из числа сотрудников или волонтеров организации с обязательным определением срока рассмотрения и дачи ответа по каждому письму. Доклады исполнителей о предпринятых мероприятиях могут быть предметом регулярного обсуждения на заседаниях выборного органа организации.
В этом случае ответ на письмо готовит назначенный исполнитель.
Желательно, чтобы все ответы на письма подписывал лично руководитель организации или его заместитель. К рассмотрению писем по существу и к подготовке ответов следует активнее привлекать неоплачиваемых волонтеров. Все ответы должны регистрироваться в журнале исходящих документов, который содержит следующие сведения: дата отправки; исходящий номер; на какой входящий номер и от какого числа составлен ответ; адрес отправления; заглавие (краткое содержание ответа); составитель ответа. Со всех ответов следует снимать копии, которые наряду с самими письмами должны направляться в дела архива организации на сохранение. Также не следует забывать о необходимости фиксировать основные действия по работе с письмами в журнале регистрации и входящей документации.
При всей кажущейся громоздкости вышепреведенной схемы работы с письмами, через какое-то время ее использования, она становится привычной составной частью деятельности организации, не доставляет значительных трудностей, и при этом позволяет наладить эффективную работу с большим потоком писем.